ARSIP ELEKTRONIK

Perkembangan ilmu pengetahuan di bidang teknologi informasi dan komunikasi memberikan pengaruh yang sangat signifikan terhadap berbagai bidang kehidupan berorganisasi, termasuk dalam hal penanganan arsip. Beberapa perubahan yang terjadi dalam kehidupan organisasi yang berkaitan dengan arsip, diantaranya adalah:

1. Perubahan cara bekerja;

2. Perubahan cara berkomunikasi;

3. Perubahan persepsi tentang efisiensi;

4. Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan, dan penggunaan informasi/arsip;

5. Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip.

Beberapa perubahan diatas memberikan peluang bagi pengelolaan arsip secara elektronik yang tentu tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.

1. PENGERTIAN ARSIP ELEKTRONIK

Secara umum arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. Berikut ini adalah beberapa pengertian arsip elektronik yang disarikan dari berbagai sumber:

1. Menurut Perka ANRI No. 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentifikasi Arsip Elektronik disebutkan bahwa arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan [dibuat/diterima dan disimpan] dalam format elektronik.
2. Read dan Ginn [2010:12] menyatakan bahwa arsip elektronik adalah arsip yang disimpan dalam media elektronik yang bisa segera diakses atau diubah. Beberapa peralatan dibutuhkan untuk melihat dan membaca atau mendengarkan arsip elektronik tersebut.
3. International Council on Archives [1997:24] menyatakan bahwa arsip elektronik adalah arsip yang dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengna menggunakan komputer digital.
4. UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, arsip elektronik disebut sebagai dokumen elektronik yang diartikan sebagai setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya yang dapat dilihat, ditampilkan dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik.

2. MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

Manfaat pengelolaan arsip elektronik, diantaranya adalah:

1. Lebih mudah dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan; 
2. Pengindekan yang sifatnya fleksibel serta mudah dimodifikasi, menurut prosedur yang telah dikembangkan 
3. Menghemat ruangan/sarana, menghemat biaya, tenaga dan juga waktu.
4. Memenuhi tuntutan pimpinan terhadap kecepatan dan ketepatan dalam penanganan arsip;
5. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas;
6. Membantu mewujudkan masyarakat yang cinta lingkungan [paperless society];
7. Memudahkan manajemen pengawasan;
8. Meningkatkan pelayanan umum, karena berbagi arsip menjadi lebih mudah. 

3. KARAKTERISTIK ARSIP ELEKTRONIK

Berbeda dengan arsip tradisional atau arsip yang berbasis kertas, arsip elektronik memiliki beberapa karakteristik, seperti dijelaskan dalam Bahan Pelatihan Manajemen Arsip Elektronik (Irwanto Eko Saputro:2013), yaitu:

1. Direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langsung dibaca oleh manusia karena direpresentasikan oleh simbol [binary digits] yang harus diterjemahkan dulu oleh mesin untuk bisa dibaca oleh manusia;
2. Isi yang terekam pada suatu media [misalnya flashdisk/disk] dapat dipisahkan dari medianya;
3. Struktur fisik tidak dapat langsung dilihat dan pada umumnya tidak diketahui oleh pengguna awam. Artinya, pengguna akan selalu memerlukan suatu sistem komputer yang mampu untuk membaca struktur fisik tersebut;
4. Selain konteks fungsional dan administratif, metadata arsip elektronik juga menunjukan bagaimana informasi direkam atau dibuat;
5. Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat entitas fisiknya, tetapi dari suatu entitas logik yang merupakan hasil dan yang memberikan bukti dari suatu aktivitas/transaksi;
6. Arsip elektronik akan terancam keberadaannya dalam jangka waktu yang tidak begitu lama, juga banyak sistem komputer yang menjadi usang dalam jangka waktu yang relatif lebih singkat

4. JENIS UMUM ARSIP ELEKTRONIK

Arsip elektronik dapat ditemukan dalam beberapa bentuk, diantaranya:

1. Dokumen yang diciptakan dengan menggunakan aplikasi perkantoran, seperti: word-processed documents, spreadsheets, dan presentasi;
2. Arsip dalam lingkungan online dan berbasis web, seperti: intranet, website publik, dan arsip transaksi online;
3. Arsip yang diciptakan oleh sistem informasi bisnis, seperti: basisdata, sistem informasi data geospasial, sistem informasi kepegawaian, sistem informasi keuangan, sistem informasi alur kerja, sistem informasi keuangan, sistem informasi alur kerja, sistem informasi pengeloaan klie, sistem informasi pengelolaan hubungan klie, dan sistem informasi yang dibuat sendiri;
4. Pesan elektronik dari sistem informasi, seperti email, short messaging services [SMS], multimedia messaging services [MMS], electronic data interchange [EDI], pertukaran dokumen elektronik, voice mail, dan sebagainya.

5. DAUR HIDUP ARSIP ELEKTRONIK

Adapun siklus hidup dari arsip elektronik menurut Read and Ginn [2010: 119] adalah sebagai berikut:

• Penciptaan dan penyimpanan [creation and storage]. Penciptaan arsip elektronik pada umumnya dibuat dalam aplikasi perangkat lunak tertentu, seperti word, excel dan acces. Sementara Penyimpanannya  disimpan sebagai byte pada beberapa jenis perangkat penyimpanan komputer. Di beberapa organisasi disimpan pada hard drive komputer yang berdiri sendiri atau pada drive bersama pada jaringan area lokal [LAN].
• Penggunaan dan distribusi [distribution and use]. Distribusi dapat dilakukan melalui saluran elektronik atau file dapat dicetak dan dikirim melalui pos biasa/perusahaan ekspedisi, melalui faks ataupun dengan kurir.
• Pemeliharaan [maintenance]. Hal ini biasanya berkaitan dengan jadwal retensi yang dapat dijadwalkan secara rutin dengan menyimpan atau membuang file.
• Disposisi [disposition]. Hal ini berkaitan dengan penentuan keberadaan arsip elektronik yang dibuat, apakah arsip tersebut disimpan atan dimusnahkan.

6. PROSES PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

Proses pengelolaan arsip elektronik pada prinsipnya sama dengan arsip konvensional/arsip berbasis kertas, yaitu:

 1. Penciptaan, penyimpanan, pengiriman, dan temu balik arsip;
 2. Kaptur [capture] dan registrasi;
 3. Klasifikasi arsip;
 4. Klasifikasi keamanan dan akses;
 5. Identifikasi penyusutan arsip;
 6. Penyimpanan, penggunaan, dan penelurusan arsip aktif dan inaktif;
 7. Penyusutan arsip;
 8. Penyimpanan dan preservasi arsip statis oleh lembaga kearsipan;
 9. Kontrol pengelolaan khazanah arsip statisoleh lembaga kearsipan;
10. Penggunaan arsip statis.

7. PEMELIHARAAN ARSIP ELEKTRONIK

Pemeliharaan arsip elektronik dapat dilakukan sebagai berikut:

• Pemeliharaan arsip elektronik tidak hanya pada perangkat penyimpanannya, tetapi juga pada fasilitas ruangan penyimpanan dan sistem komputer yang digunakan untuk membuat arsip;
• Arsip elektronik lebih rapuh daripada arsp kertas, sehingga organisasi harus lebih mengerahkan waktu dan sumberdaya untuk menanganinya;
• Perangkat penyimpanan elektronik mudah terpengaruh oleh perubahan kelembapan, suhu, dan radiasi, sehingga stabilitas kondisi lingkungan perlu dijaga;
• Perlu dilakukan pengecekan secara periodik untuk mengetahui apakah kondisi penyimpanan memadai dan menjamin tidak terjadinya kerusakan atau kehilangan data;
• Perlu diperhatikan mengenai perkembangan teknologi untuk memastikan bahwa masih tersedia teknologi untuk melakukan bagi teknologi penyimpanan yang saat ini digunakan.

8. PERMASALAHAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

Beberapa permasalahan yang mungkin muncul dalam pengelolaan arsip elektronik adalah:

• Sangat sulit menjaga reliabiitas dan autentisitas arsip elektronik, mengingat arsip elektronik yang mudah dimanipulasi dan rentan terhadap kerusakan, serta akses dan penggandaan arsip yang cenderung sulit dikontrol;
• Keberadaan arsip elektronik sangat bergantung pada lingkungan elektroniknya;
• Adanya kontroversi aspek legal dari arsip elektronik;
• Masalah yang dihadapi secara umum, diantaranya pengaturan hukum, perlindungan hukum bagi konsumen dalam transaksi, perlindungan data pribadi, dan pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian;
• Masalah yang dihadapi dalam bidang kearsipan, diantaranya bermacam media yang akan disimpan, teknologi mesin yang akan dipakai, sistem pengolahan, sistem penyimpanan, sistem penemuan kembali, dan migrasi dari media generasi lama ke generasi baru.
• Kegagalan organisasi dalam menjalankan arsip elektronik yang mungkin disebabkan oleh 2 faktor, yaitu:

1. Berkaitan dengan manajemen dan teknologi:

• Kurangnya koordinasi antara manajemen arsip kertas dan arsip elektronik;
• Ketidakmampuan atau tidak praktis dalam memelihara standar khusus;
• Kehilangan akses terhadap arsip dinas;
• Kehilangan arsip;
• Cepatnya peyebaran kontrol dokumen kepada pengguna;
• Peningkatan penggunaan sarana komunikasi baru;
• Peningkatan munculnya media campuran.

2. Berkaitan dengan fungsi staf, diantaranya:

• Arsiparis atau staf yang bekerja di kearsipan dinamis dan statis sering tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi modern;
• Staf teknologi informasi tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi berbasis teks, manajemen arsip dinamis dan statis;
• Staf teknologi informasi tidak sensitif terhadap kebutuhan arsip lembaga;
• Berkurangnya kontrol sekretariat terhadap arsip kertas dan sistem arsip kertas;
• Pengguna tidak menyadari terhadap perubahan perannya.

Untung menghadapi berbagai masalah yang mungkin terjadi dalam penangan arsip elektronik, ada beberapa strategi yang bisa dilakukan, diantaranya:

a. Menghubungkan antara informasi, teknologi dan tugas pokok organisasi;

b. Menilai kembali peran dan peraturan untuk mengelola aset dan informasi organisasi;

c. Menjadikan teknologi informasi untuk membuat standar dalam pembuatan sistem arsip.

9. MUSIBAH YANG MENGANCAM ARSIP ELEKTRONIK

Terdapat beberapa hal yang mungkin bisa menjadi potensi masalah bagi keberadaan arsip elektronik, diantaranya:

1. Bencana alam, seperti banjir dan gempa;
2. Kerusakan bangunan, misalnya kebocoran atap atau kabel listrik 
3. Kecelakaan industri, misalnya kebocoran nuklir atau bahan kimia;
4. Musibah teknologi, misalnya virus komputer atau kerusakan peralatan komputer;
5. Tindakan kriminal, misalnya pencurian, spionase, atau terorisme;
6. Kesalahan manusia, kondisi penyimpanan yang tidak stabil seperti menyimpan media magnetik di dekat peralatan yang menghasilkan medan magnet kuat;
7. Kualitas material yang buruk, misalnya korosi pada compact disk yang berkualitas buruk.

Untuk menanggulangi potensi masalah tersebut diatas, ada beberapa strategi yang bisa dilakukan, diantaranya:

1. Duplikasi dan penyimpanan yang tersebar;
2. Transfer secepatnya ke Arsip Nasional atau Lembaga Kearsipan Daerah apabila arsp bernilai guna sekunder;
3. Sistem pembackupan yang reguler dan komprehensi;
4. Preservasi dokumentasi dan password dari sistem dan aplikasi;
5. Pengamanan fasilitas penyimpanan untuk perangkat digital;
6. Penerapan standar yang tinggi pada sistem pengamanan untuk melindungi arsp dari perubahan atau pemusnahan yang tidak sah dan perlindungan dari serangan virus komputer;
7. Penerapan prosedur penanganan keadaan kritis apabila arsip elektronik tidak di backup atau disimpan di luar faslitas penyimpanan.

Prosedur pemulihan arsip elektronik yang terkena musibah dapat dilakukan sebagai berikut:

• Menyediakan prosedur penanganan dan teknik preservasi untuk media digital yang rusak;
• Menyediakan fasilitas untuk pemulihan kembali sistem komputer vital dan data penting dalam waktu singkat;
• Membuat pengaturan untuk pengecekan integritas data guna menjamin bahwa arsip elektronik yang diselamatkan masih dalam keadaan utuh atau lengkap;
• Menjamin akses ke layanan pemulihan data.