PENYUSUTAN ARSIP

1. Pengertian Penyusutan Arsip

a. Menurut UU No. 43 Tahun 2009

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah [volume arsip dengan cara pemindahn arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsian, pemusnahan arsip yang tidak memilii nilai gna, dan peyerahan arsip statiskepada lembaga kearsipan 

b. Menurut Kep. Ka. ANRI Nomor 09 Tahun 2000 Tentang  Pedoman Penyusutan Arsip Pada Lembaga-Lembaga Negara Dan Badan-Badan Pemerintahan

adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau ke Arsip Daerah sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

2. Tujuan Penyusutan Arsip

Pada umumnya penyusutan arsip ditujukan untuk menghemat tempat, peralatan dan biaya, serta memudahkan dalam penemuan kembali arsip karena organisasi hanya menggunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja.

Menurut Mary Robek, dkk dalam bukunya Information and Record Management menyebutkan bahwa tujuan dari penyusutan arsip adalah:

1. Memusnahkan arsip yang tidak berguna;
2. Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis;
3. Meminimalkan kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan;
4. Mengamankan disk dan tape magnetik computer untuk bisa digunakan lagi 

3. Cara Penyusutan Arsip

a. Arsip yang memiliki JRA [Jadwal Retensi Arsip]

Apabila sebuah organisasi memiliki sebuah JRA, maka tapahan penyusutan arsipnya adalah sebagai berikut:

1. Pemindahan arsip inaktif

Pemindahan arsip ihaktif dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan, diantaranya adalah:

• Pemindahan arsip inaktif pada unit pengolah menjadi tanggung jawab kepala unit kerja masing-masing;
• Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatanganan berita acara disertai lampiran berupa daftar arsip yang dipindahkan;
• Berita acara pemindahan arsip inaktif ditandatangani oleh kepala satuan kerja dan kepala unit kearsipan;
• Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip melalui kegiatan: penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip inaktif yang dipindahkan, dan penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan;
• Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan, sementara untuk arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun dilakukan dari unti pengolah ke unit kearsipan sambil berkoordinasi dengan unit kearsipan di tingkat lembaga kearsipan.

contoh Daftar Arsip yang Dipindahkan

Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

2. Pemusnahan Arsip

Arsip yang akan dimusnahkan harus memiliki kriteria sebagai berikut:

1. Tidak memiliki nilai guna;
2. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
3.  Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian prosee suatu perkara. 

Terdapat beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam kegiatan pemusnahan arsip, diantaranya adalah:

• Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggungjawab pimpinan organisasi;
• Pemusnahan arsip dilakukan dengan pembentukan panitia penilaian arsip yang ditetapkan oleh pimpinan organisasi, yang sekurang-kurangnya terdiri dari: (1) kepala unit kearsipan sebagai ketua, untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun; (2) kepala unit pengolah/unit kerja dari pemilik arsip yang akan dimusnahkan sebagai anggota; (3) kepala lembaga kearsipan sebagai ketua untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun; (4) arsiparis sebagai anggota.
• Ketentuan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun, sebagai berikut: 

1. Pembentukan panitia penilai arsip;
2. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis pada unit kearsipan;Permintaan persetujuan dari pimpinan satuan kerja pada pimpinan;
3. Permintaan persetujuan dari pimpinan satuan kerja kepada pimpinan organisasi;
4. Penilaian dan pertimbangan oleh panitia penilai arsip;
5. Persetujuan pemusnahan oleh pimpinan organisasi berdasarkan rekomendasi dari panitia penilai;
6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan organisasi;
7. Pemusnahan arsip dilakukan setelah mendapat persetujuan dan pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis dari pimpinan organisasi;
8. Pelaksanaan pemusnahan oleh arsiparis dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan;
9. Pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2  pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencippta arsip yang bersangkutan;
10. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga isi informasi arsip musnah dan tidak dapat direkostruksi;
11. Penyimpanan dokumentasi  pelaksanaan pemusnahan arsip oleh unit kearsipan.

• Ketentuan pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun adalah sebagai berikut:

1. Pembentukan panitia penilai arsip; 
2. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis pada unit kearsipan;
3. Penilaian dan pertimbangan oleh panitia penilaian arsip;
4. Permintaan persetujuan dari pimpinan organisasi kepada kepala ANRI;
5. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan organisasi berdasarkan rekomendasi panitia penilai arsip;
6. Pemusnahan arsip dilakukan setelah mendapat pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis dari kepala ANRI;
7. Pelaksanaan pemusnahan oleh arsiparis dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan;
8. Pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2 pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari organisasi yang bersangkutan;
9. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehaingga isi informasi arsip musnah dan tidak dapat direkstruksi;
10. Penyimpanan dokumentasi pelaksanaan pemusnahan arsip oleh unit kearsipan.

• Unit kearsipan menyimpan dokumentasi pelaksanaan pemusnahan arsip sesuai dengan kewenangannya, yang meliputi: (1) keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip, (2) notula rapat panitia pemusnahan arsip, (3) usulan panitia pemusnahan arsip kepada pimpinan pencipta arsip, (4) keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip, (5) berita acara pemusnahan arsip, (6) daftar arsip yang dimusnahkan.

Langkah-Langkah Pemusnahan Arsip

Berdasarkan Modul Penyusutan Arsip yang dikeluarkan oleh ANRI (2009: 12-14), pemusnahan arsip dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

• Pembentukan panitia penilai arsip
• Penyeleksian atau pemeriksaan arsip. Hal ini dilakukan dengan melihat JRA untuk memastikan apakah arsip tersebut sudah habis masa retensinya atau belum, sekaligus juga dilakukan pemeriksaan terkait kelengkapan informasinya dan keterkaitannya dengan arsip lain.
• Pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan.

Contoh Daftar Arsip Usul Musnah

• Penilaian oleh panitia penilai arsip. Hal ini dilakukan setiap kali menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, akan tetapi untuk arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun, penilaian cukup dilakukan oleh unit pencipta arsip
• Permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip
• Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
• Pembuatan berita acara pemusnahan arsip

• Pelaksanaan pemusnahan, dengan ketentuan: (a) dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali, bisa dengan cara dibakar, dicacah, atau dibuat bubur kertas, (b) disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsp yang bersangkutan.

3. Penyerahan Arsip Statis

Penyerahan arsip statis dilakukan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan, dengan kriteria: (1) memiliki nilai guna sejarah/historis, (2) telah habis retensinya, (3) dan/atau berketerangan dipermanenkan pencipta arsip sesuai JRA.

Prinsip-prinsip Penyerahan Arsip Statis:

• Merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh dan  dapat digunakan;
• Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan menjadi tanggung jawab pimpinan satuan kerja;
• Arsip yang tercipta pada saat penyerahan arsp wajib disimpan oleh pencipta arsip dan lembaga kearsipan serta diperlakukan sebagai arsip vital;Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip, meliputi:

1. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
2. Notula rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
3. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan telah memenuhi syarat untuk diserahkan;
4. Surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan;
5. Surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan;
6. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis;
7. Berita acara penyerahan arsip statis;
8. Daftar arsip statis yang diserahkan.

Langkah-langkah Penyerahan Arsip Statis

1. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan;
2. Penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;
3. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya disertai dengna pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan;
4. Verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;
5. Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip;
6. Pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.

b. Arsip yang tidak memiliki JRA [Jadwal Retensi Arsip]

Penyusutan arsip yang tidak memiliki JRA pada umumnya dilakukan karena organisasi penyelenggara arsip tidak melakukan penyusutan arsip secara periodik, dan kondisi arsip di organisasi tersebut tidak teratur.
Langkah-langkah Penyusutan Arsip tanpa JRA
1. Pendataan, dilaksanakan untuk mengidentifikasi:

• Kondisi fisik arsip yang berkaitan dengan keadaan fisik arsip (misalnya: sobek, rusak, rapuh, buram, dsb.);
• Kondisi tempat penyimpanan (misalnya: Suhu, cahaya, kelembapan, ventilasi, dll.);
• Media arsip, seperti kertas, kaset video, film, optical disk, dll.
• Jumlah arsip yang ada di unit kerja;
• Kurun waktu, mulai dari arisp yang tertua sampai arsip terbaru di tempat pendataan;
• Sistem penataan, yaitu tata cara penyimpanan arsip pada waktu aktifnya (misalnya: abjad, subjek, nomor, dll.)
• Alat temu balik, seperti buku agenda, daftar pertelaan, inventaris arsip, dll.
• Asal arsip (unit kerja pencipta arsip)
• Lokasi arsip (unit kerja pencipta arsip)
• Unit kerja, merupakan tempat dilakukannya pendataan arsip (misalnya: tata usaha, kepegawaian, dll.)

2. Penataan, meliputi:

• Memisahkan bahan-bahan yang dinyatakan sebagai non-arsip (misalnya: map, amplop, surat kabar, majalah, formulir, dll)
• Memilih dan menyingkirkan duplikasi arsip, seperti kelebihan penggandaan.
• Mengelompokkan arsip berdasarkan media, misalnya arsip tekstual, arsip non tekstual, dan arsip bentuk khusus
• Memberkaskan arsip berdasarkan sistem pentaan aslinya.

3. Pendaftaran, merupakan kegiatan membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah yang didalamnya termasuk DPA yang disimpan sementara.

4. Penilaian, merupakan proses awal dalam kegiatan penyusutan arsip untuk menjamin terpeliharanya informasi yang memiliki nilai guna bagi perkembangan dan kelangsungan hidup organisasi.

5. Penyusutan, dilakukan dengan 3 kegiatan, yaitu: pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna lagi, penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.